En bref#
Je ne lis pas votre boîte mail. Je vois uniquement les e-mails transférés vers l’adresse que votre workspace possède dans EVA. Votre boîte continue de fonctionner exactement comme aujourd’hui, et vous choisissez les messages qui viennent jusqu’à moi : une alerte de portail, une boîte partagée, ou une règle dans Gmail ou Outlook.
La tâche tient donc en trois gestes : copier l’adresse Eva, envoyer un e-mail de test pour vérifier qu’il arrive, puis diriger votre vraie boîte vers cette adresse.
Copier l’adresse Eva#
Ouvrez Paramètres → Messagerie → E-mail.
Regardez Sources e-mail. Chaque source est une porte d’entrée vers votre workspace, avec sa propre adresse.
Copiez l’adresse dans Adresse pour transférer les e-mails. C’est votre adresse réelle, celle que vos vrais e-mails doivent atteindre.
Si Adresse de test (optionnel) est renseignée, copiez-la aussi. Elle sert à la section suivante.
Chaque source reçoit sa propre adresse de destination chez EVA. La forme ressemble à ceci, avec acme à la place de votre workspace :
Adresse | Forme | À quoi elle sert |
|---|---|---|
Réelle |
| La règle de transfert de votre vraie boîte |
Test |
| Un e-mail à la fois, envoyé à la main pendant vos vérifications |
Source supplémentaire |
| Une deuxième porte, par exemple un portail gardé à part |
Copiez toujours l’adresse depuis le champ plutôt que de la retaper de mémoire. Un seul caractère faux et l’e-mail n’arrive nulle part.
Deux points utiles avant de continuer :
L’e-mail doit être autorisé pour votre workspace par votre partenaire Eva. Si Sources e-mail est vide, ou si l’écran indique que les adresses ne sont pas encore prêtes, demandez à votre partenaire ou au support EVA de l’ouvrir. Aucun bouton ici ne crée une source à votre place.
La liste dans Sources e-mail donne l’image complète. Si une boîte mail n’y figure pas, aucune règle de transfert ne la fera entrer toute seule.
Envoyer un test#
Faites-le avant de toucher aux réglages de votre vraie boîte.
Depuis votre boîte, envoyez ou transférez un e-mail vers l’adresse de test.
Revenez dans Paramètres → Messagerie → E-mail et ouvrez E-mails récents.
Patientez quelques secondes et actualisez. L’e-mail apparaît sous forme de ligne, avec son mode, ce qui distingue un test d’un message réel d’un coup d’œil.
Cliquez sur la ligne. Vous voyez les détails que j’ai extraits de l’e-mail, le statut, et la conversation liée si une conversation a démarré.
Une seule ligne de test propre suffit. Elle confirme trois choses à la fois : l’adresse est correcte, le message m’arrive, et je comprends ce qu’il contient.
Ce que j’extrais et la façon dont je discute#
Ce sont deux tâches différentes, à deux endroits différents, et les confondre est l’erreur la plus fréquente sur cet écran.
Extraction | Conversation | |
|---|---|---|
Ce que ça fait | Je lis l’e-mail transféré et j’en sors les détails utiles | J’écris à la personne et je fais avancer l’échange |
Où vous le réglez | Extraire des e-mails transférés et Quoi extraire | Vos consignes messages |
Ce texte est | Une liste des détails que je dois trouver | Ma façon de parler, mon ton, mes règles |
Dans Extraire des e-mails transférés, décrivez dans Quoi extraire les détails à sortir de chaque message : le contact, l’intention, le budget, la référence du bien, une date, tout ce dont votre équipe a besoin pour agir. Écrivez une liste de champs, pas un script. Ce texte n’est jamais envoyé à personne, il me dit seulement quoi chercher.
Une fois les détails extraits, je peux démarrer une conversation. Ma façon d’écrire dans cette conversation vient de vos consignes messages, dans Paramètres → Messagerie → Consignes messages. Le raccourci Ouvrir les instructions de messagerie sur l’endroit e-mail vous y emmène directement.
Passer en réel#
L’adresse de test ne remplace rien. Elle existe pour vérifier sans perturber votre flux réel. Pour passer en réel, ajoutez dans votre propre boîte une règle de transfert vers l’adresse réelle.
L’endroit où vous réglez cette règle dépend de l’origine des e-mails :
Un portail comme Immoweb. Dans les paramètres du compte du portail, cherchez l’endroit où partent les alertes et les demandes, et ajoutez l’adresse Eva comme destination.
Une boîte partagée. Demandez à la personne qui l’administre de transférer tout, ou seulement un libellé ou un dossier, vers l’adresse Eva.
Gmail ou Outlook. Cherchez le transfert automatique, ou la redirection, puis collez l’adresse Eva comme destination. Les deux outils demandent de confirmer la nouvelle adresse une fois avant que la règle fonctionne.
Quelle que soit la voie choisie, trois points comptent : transférer vers l’adresse réelle, la coller sans espaces, et envoyer ensuite un vrai message pour le voir arriver dans E-mails récents.
Les deux modes restent visibles dans E-mails récents, chacun avec son mode. Vous pouvez donc continuer à tester après le passage en réel sans vous demander à quoi correspond chaque ligne.
Si rien n’arrive#
Déroulez cette liste dans l’ordre, elle couvre presque tous les cas.
Patientez une minute et actualisez. Le transfert n’est pas instantané, et le premier message d’une nouvelle règle est souvent le plus lent.
Vérifiez le dossier spam ou courrier indésirable de la boîte qui envoie, ainsi que ses règles sortantes. Une règle qui ne s’est jamais déclenchée n’envoie rien du tout.
Vérifiez l’adresse : un espace, un point manquant, une majuscule ajoutée par la correction automatique. Recopiez-la depuis Adresse pour transférer les e-mails.
Vérifiez que la source existe toujours dans Sources e-mail. Une liste vide signifie que l’e-mail n’est pas encore ouvert pour votre workspace, et c’est une question pour votre partenaire ou le support EVA.
Si votre boîte mail a demandé de confirmer l’adresse de transfert et que vous ne l’avez jamais confirmée, la règle reste inactive. Refaites cette étape.
Des lignes qui arrivent sans les détails attendus, c’est un autre problème : l’e-mail me parvient, donc l’adresse est bonne. Reprenez Quoi extraire et décrivez le champ manquant plus précisément.
Les appels entrent par une autre porte, avec leur propre numéro et leurs propres réglages : Comment les appels arrivent chez EVA.