In het kort#
Ik lees uw mailbox niet. Ik zie alleen de e-mails die worden doorgestuurd naar het adres dat uw workspace in EVA heeft. Uw mailbox blijft werken zoals vandaag, en u kiest welke berichten tot bij mij komen: een melding van een portaal, een gedeelde inbox, of een regel in Gmail of Outlook.
De taak in dit artikel blijft dus kort: kopieer het Eva-adres, stuur één test-e-mail om te zien of hij aankomt, en richt daarna uw echte mailbox op dat adres.
Het Eva-adres kopiëren#
Open Instellingen → Berichten → E-mail.
Bekijk E-mailbronnen. Elke bron is een deur naar uw workspace, met een eigen adres.
Kopieer het adres in Stuur doorgestuurde e-mails naar. Dat is uw live adres, het adres dat uw echte e-mails moeten bereiken.
Staat er iets in Testadres (optioneel), kopieer dat dan ook. U hebt het nodig in de volgende stap.
Elke bron krijgt een eigen bestemmingsadres bij EVA. De vorm ziet er zo uit, met acme in de plaats van uw workspace:
Adres | Vorm | Waarvoor het dient |
|---|---|---|
Live |
| De echte doorstuurregel van uw mailbox |
Test |
| Eén e-mail per keer, met de hand verstuurd tijdens uw controle |
Extra bron |
| Een tweede deur, bijvoorbeeld één portaal apart gehouden |
Kopieer het adres altijd uit het veld in plaats van het uit het hoofd te typen. Eén verkeerd teken en de e-mail komt nergens aan.
Twee dingen die u vooraf mag weten:
E-mail moet voor uw workspace worden opengezet door uw Eva-partner. Is E-mailbronnen leeg, of meldt het scherm dat de adressen nog niet klaar zijn, vraag dan uw partner of EVA-support om het te openen. Er is hier geen knop die zelf een bron aanmaakt.
De lijst in E-mailbronnen is het volledige beeld. Staat een mailbox er niet bij, dan brengt geen enkele doorstuurregel die vanzelf binnen.
Een test versturen#
Doe dit voordat u de instellingen van uw echte mailbox aanraakt.
Stuur of stuur door vanuit uw eigen mailbox één e-mail naar het testadres.
Kom terug in Instellingen → Berichten → E-mail en open Recente e-mails.
Wacht enkele seconden en vernieuw. De e-mail verschijnt als een rij, met de modus erbij, zodat u een test in één oogopslag van een live bericht onderscheidt.
Klik op de rij. U ziet de details die ik uit de e-mail heb gehaald, de status, en het gesprek waaraan de e-mail hangt als er een gesprek is gestart.
Eén nette testrij volstaat. Die bevestigt drie dingen tegelijk: het adres klopt, het bericht komt bij mij aan, en ik begrijp wat erin staat.
Wat ik extraheer en hoe ik chat#
Dit zijn twee verschillende taken, op twee verschillende plekken, en ze door elkaar halen is de meest gemaakte fout op dit scherm.
Extractie | Gesprek | |
|---|---|---|
Wat het doet | Ik lees de doorgestuurde e-mail en haal er de nuttige details uit | Ik schrijf naar de persoon en breng het gesprek verder |
Waar u het instelt | Extraheren uit doorgestuurde e-mails en Wat te extraheren | Uw berichtinstructies |
Die tekst is | Een lijst van de details die ik moet vinden | Mijn manier van spreken, mijn toon, mijn regels |
Beschrijf in Extraheren uit doorgestuurde e-mails, onder Wat te extraheren, welke details u uit elk bericht wilt: het contact, de intentie, het budget, de referentie van het pand, een datum, alles wat uw team nodig heeft om te handelen. Schrijf een lijst van velden, geen script. Die tekst gaat nooit naar iemand toe, ze vertelt me alleen waarnaar ik moet zoeken.
Zijn de details eenmaal geëxtraheerd, dan kan ik een gesprek starten. Hoe ik in dat gesprek schrijf, komt uit uw berichtinstructies, in Instellingen → Berichten → Berichtinstructies. De snelkoppeling Berichtinstructies openen op die plek in de instellingen brengt u daar meteen naartoe.
Live gaan#
Het testadres vervangt niets. Het bestaat zodat u kunt controleren zonder uw echte stroom te verstoren. Om live te gaan, voegt u in uw eigen mailbox een doorstuurregel toe naar het live adres.
Waar u die regel instelt, hangt af van waar de e-mails vandaan komen:
Een portaal zoals Immoweb. Zoek in de accountinstellingen van het portaal de plek waar meldingen en aanvragen naartoe gaan, en voeg het Eva-adres toe als bestemming.
Een gedeelde inbox. Vraag de beheerder om alles door te sturen, of alleen een label of map, naar het Eva-adres.
Gmail of Outlook. Zoek naar automatisch doorsturen, of omleiding, en plak het Eva-adres als bestemming. Beide tools vragen u het nieuwe adres één keer te bevestigen voordat de regel werkt.
Welke weg u ook kiest, drie dingen tellen: doorsturen naar het live adres, het plakken zonder spaties, en daarna één echt bericht sturen om het te zien binnenkomen in Recente e-mails.
Beide modi blijven zichtbaar in Recente e-mails, elk met de eigen modus. U kunt dus blijven testen nadat u live bent gegaan, zonder u af te vragen welke rij wat is.
Als er niets binnenkomt#
Loop deze lijst op volgorde af, ze dekt bijna elk geval.
Wacht een minuut en vernieuw. Doorsturen gaat niet meteen, en het eerste bericht van een nieuwe regel is vaak het traagste.
Kijk in de spam of ongewenste map van de verzendende mailbox, en bij de uitgaande regels. Een regel die nooit is afgegaan, stuurt helemaal niets.
Controleer het adres op een spatie, een ontbrekende punt of een hoofdletter die de autocorrectie erbij zette. Kopieer het opnieuw uit Stuur doorgestuurde e-mails naar.
Controleer of de bron nog bestaat in E-mailbronnen. Een lege lijst betekent dat e-mail nog niet open staat voor uw workspace, en dat is een vraag voor uw partner of EVA-support.
Vroeg uw mailbox om het doorstuuradres te bevestigen en hebt u dat nooit gedaan, dan blijft de regel inactief. Doe die stap opnieuw.
Rijen die binnenkomen zonder de details die u verwacht, is een ander probleem: de e-mail bereikt mij, dus het adres klopt. Neem Wat te extraheren erbij en beschrijf het ontbrekende veld preciezer.
Oproepen komen binnen door een andere deur, met een eigen nummer en eigen instellingen: Hoe oproepen bij EVA binnenkomen.